De risicoanalyse sessie

Uit RISKID Handleiding
Ga naar: navigatie, zoeken

Een standaard risicoanalyse sessie binnen RISKID bestaat uit de volgende processtappen:

Sessie flow.png


Iedere stap wordt hier apart behandeld. Wanneer u een voorbereide sessie start of een lopende sessie vervolgt, komt u terecht in de risicoanalyse sessie.

Brainstorm

De eerste stap in het risicoanalyse proces is het identificeren/brainstormen van de risico’s door de deelnemers. Zolang de sessie open staat (sessie is niet verwijderd) kan de deelnemer telkens terugkomen wanneer hij/zij nieuwe ideeën/risico's wil toevoegen. Op deze manier kan de deelnemer altijd en overal op een heel gemakkelijke manier brainstormen en zijn/haar ideeën en risico's invoeren in RISKID. De deelnemer moet dan wel de exact zelfde gebruikersnaam gebruiken, anders kan het systeem geen link leggen tussen de desbetreffende deelnemer en de ingevoerde items. Met als gevolg dat de deelnemer zijn/haar ingevoerde input niet meer kan wijzigen. Tevens, indien het een privé sessie betreft (deelnemers elkaars invoer niet laten zien) kan ook deze persoon de ingebrachte items van zichzelf niet meer zien.

Risico's identificeren


  1. Allereerst dient u de deelnemers uit te nodigen voor deelname aan de sessie. Dit kunt u in RISKID op twee manieren doen:
    • Klik op het enveloppe icoontje rechts bovenin. Hiermee kunt u een uitnodigingsmail sturen via uw standaard e-mailcliënt.
    • U kunt ook via rechtermuis klik op de sessie naam de linklocatie kopiëren en die verspreiden onder de deelnemers. Deelnemers kunnen via die link inloggen in de sessie.
    • Houd er rekening mee dat eenieder persoon die deze link tot zijn beschikking heeft in de sessie kan komen. Voor een veiliger inlogprocedure zie onderaan dit hoofdstuk.
  2. Dit is het onderwerp waarover de risico’s worden gebrainstormd. U kunt het onderwerp te allen tijde wijzigen.
  3. Deelnemers dienen ieder ongewenste gebeurtenis apart in te vullen. Dus één gebeurtenis per input.
  4. Vervolgens kunnen één of meerdere oorzaken behorende bij de gebeurtenis toegevoegd worden. Voer iedere oorzaak apart in.
  5. Hetzelfde geldt voor het toevoegen van één of meerdere gevolgen.
  6. Kies, indien mogelijk, een categorie (RISMAN bril) voor het ingevoerde risico.
  7. Door op de knop “Toevoegen” te drukken wordt het risico ingevoerd in het systeem.
    • Hiermee is de input opgeslagen in het systeem. De deelnemer hoeft verder niet apart op te slaan wanneer hij/zij wil stoppen en op een later tijdstip weer verder wil gaan.
    • Voor het toevoegen van extra oorzaken of gevolgen van andere reeds geïdentificeerde gebeurtenissen, dubbelklik op de gebeurtenis in het rechter veld onder ‘Toegevoegde items’. Dit kan de deelnemer ook doen voor gebeurtenissen die andere gebruikers hebben benoemd.
    • De facilitator heeft de beschikking tot het/de log/historie van ieder risico. Dubbelklik hiervoor op een risico en vervolgens drukt u op de knop "Log" of "Historie". Alle mutaties sinds de creatie van het risico wordt nu getoond. Deelnemers hebben geen toegang tot deze informatie.
  8. U krijgt hier de optie om tijdens de sessie de deelnemers elkaars input te laten zien of niet.
    • Deze optie is niet beschikbaar voor de deelnemers.
  9. Mocht u meerdere onderwerpen hebben gedefinieerd, kan de deelnemer via de knop “Onderwerp wisselen” van onderwerp wisselen om over te brainstormen.
    • U kunt hier ook een nieuw onderwerp aanmaken of een onderwerp verwijderen. Let bij verwijderen wel op dat al uw data voor dat onderwerp verwijderd zal worden.

Verbeterde beveiliging: Voor een veiliger inlog door de deelnemers kunt u het beste de deelnemers de volgende inloglink sturen: https://uwdomeinnaam.riskid.nl/Participant Met deze link moeten deelnemers zelf de sessie code invullen i.t.t. de inloglink uit stap 1. De sessie code kunt u de deelnemers in een apart mail sturen. Tevens is het raadzaam om een ingewikkelde sessie code te hanteren of zelfs tussentijds te veranderen (vergeet dan niet de nieuwe code door te communiceren naar de deelnemers). De trade-off van deze procedure is een verminderde gebruiksvriendelijkheid bij het inloggen door de deelnemers.

Categoriseren

Risico's categoriseren


Indien bij Brainstorm categorieën zijn gedefinieerd, zijn de risico’s reeds als zodanig gecategoriseerd.

  1. Mocht dit niet zo zijn of u wilt een risico toch anders categoriseren, kunt u dit alsnog doen door het risico naar de desbetreffende emmer te slepen.
    • U kunt ook een kopie maken van een risico indien het risico ook in een andere categorie behoort. Dubbelklik hiervoor op het risico en druk vervolgens op de knop “Kopieer”.
  2. Tevens is hier de mogelijkheid om categorieën aan te maken.
  3. Zodra u uw cursor op een categorie plaatst, verschijnt er rechts van de categorie een zwart pijltje. Klik op dit pijltje om uw categorie te wijzigen of te verwijderen.
  4. Door op Onderwerp wisselen.png te drukken kunt u van onderwerp wisselen. Dezelfde knop is ook aanwezig in de navolgende processtappen.

De bovenstaande handelingen zijn alleen voor de facilitator (deelnemers kunnen in deze stap alleen meekijken).

Ontdubbelen

De volgende stap is om de soortgelijke risico’s of de risico’s die met elkaar te maken hebben, samen te voegen door ze te groeperen.

Risico's ontdubbelen


Dit kan op de volgende twee manieren en alleen door de facilitator (deelnemers kunnen in deze stap alleen meekijken):

a) Sleep de risico’s die gegroepeerd moeten worden in het rechthoekige vak met de tekst “Sleep items hier die u wilt groeperen” en druk op “Groeperen”. U kunt meer dan 2 risico's in het vakje plaatsen.
b) Sleep een risico boven op een ander risico om deze samen te voegen.

N.B. Met de “Ctrl” toets ingedrukt kunt u meerdere risico’s selecteren om deze tegelijk te groeperen.

Resultaat na groepeer actie


  • Dubbel klik op de nieuw gecreëerde groep om de groepsnaam te veranderen. De standaard naam van de groep is hetzelfde als de tekst van het eerste idee binnen de groep. Met de vakjesmethode betekent dit dat de groepsnaam hetzelfde is als het laatste risico in het vakje. Wanneer u groepeert door te slepen naar een ander risico, wordt het nieuwe risico vernoemd naar het risico waar u naar toe hebt gesleept.
  • De oorzaken en gevolgen van ieder risico in de groep worden automatisch samengevoegd. Dus u verliest geen enkele informatie.
  • Ga goed na bij ieder gegroepeerd risico of de oorzaken en gevolgen op een goede wijze zijn gedefinieerd. Zorg ook voor dat dubbele oorzaken en gevolgen verwijderd zijn.
  • Door op Onderwerp wisselen.png te drukken kunt u van onderwerp wisselen. Dezelfde knop is ook aanwezig in de navolgende processtappen.

Beoordelen

In deze processtap worden de risico’s door de deelnemers beoordeeld op kans en impact. U kunt hier uw gevolgklasse (Geld, Tijd, Kwaliteit, etc.) en beoordelingsschaal (Laag, Middel, Hoog of 5 puntschaal) kiezen. Ook kunt u hier de legenda instellen, zodat u uw eigen labels voor de beoordelingsschaal kunt instellen. De facilitator moet op de knop “Beoordeling starten” drukken voordat de deelnemers hun stem voor het onderwerp kunnen uitbrengen. Indien u meerdere onderwerpen hebt, moet u voor ieder onderwerp de beoordelingsronde apart starten.

N.B. Zodra u de beoordelingsronde hebt gestart, worden alleen de risico's meegenomen met het stemformulier die op dat moment in het systeem zitten. De risico's die hierna nog worden ingevoerd komen niet in het stemformulier terecht. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat iedereen hetzelfde stemformulier krijgt.

Risico's beoordelen op kans en impact


  1. De deelnemer kan het risico beoordelen op kans en impact op een vijfpunt schaal door middel van het schuiven in de balken.
  2. De deelnemer kan ook voor een bepaald risico besluiten om geen beoordeling te geven, omdat hij/zij het stemresultaat op dat risico niet wil beïnvloeden bijvoorbeeld omdat hij/zij niet genoeg verstand van heeft over dat risico om een gedegen inschatting te geven.
  3. Door op "Score legenda" te drukken krijgt u de legenda te zien.
  4. Als facilitator kunt u ook besluiten om niet mee te stemmen, omdat u bijvoorbeeld puur als procesbegeleider rol fungeert. Druk hiervoor op de knop “Stem overslaan”.
    • Door op "Stem overslaan" te drukken, krijgt u de tussentijdse stemresultaten te zien. Zie volgend hoofdstuk hierover.
  5. Met de knop "Tijdelijk opslaan" kunt u uw stemformulier opslaan en op een later moment verder gaan met het invullen. Log dan wel in met precies dezelfde email of gebruikersnaam.
    • Tijdens het invullen wordt uw stemformulier regelmatig automatisch door het systeem opgeslagen.
    • U ziet dan naast de knop een stempel met de datum en tijd van opslaan. Ziet u geen datum en tijd achter "Opgeslagen op:" stop dan onmiddelijk met het verder invullen van het stemformulier. Uw Internet verbinding is dan waarschijnlijk verbroken. Zorg er eerst voor dat u weer verbonden bent met het Internet, anders wordt uw stemformulier niet correct opgeslagen.
  6. Met de knop "Stem doorgeven" wordt uw stem definitief uitgebracht.

Stemresultaten

Het scherm met de stemresultaten wordt getoond wanneer de facilitator op "Stem overslaan" drukt of wanneer de facilitator zijn/haar stem heeft uitgebracht. Deelnemers krijgen na het stemmen een scherm te zien dat zij moeten wachten op verdere instructies van de facilitator. De deelnemer zou voor de andere onderwerpen bijvoorbeeld hun beoordeling kunnen geven via Onderwerp wisselen.png of wachten totdat iedereen gestemd heeft om vervolgens de resultaten in groepsverband te bespreken.

Beoordelingsresultaten


RISKID gebruikt de modus berekening bij het tonen van de resultaten. Dit wil zeggen dat er geen gemiddeldes worden uitgerekend voor ieder risico, maar de meeste stemmen. Indien er voor de impact van een risico dus 4 keer op 1 is gestemd en 8 keer op 5, toont het systeem dat de impact van het risico = 5. De reden hiervoor is omdat het raar is dat als bijvoorbeeld de impact in geld wordt aangeduid en 1 staat voor 100.000 euro en 5 staat voor 150 miljoen, door het gemiddelde te nemen de impact opeens 75 miljoen wordt. Zulke berekeningen kunnen niet zomaar gedaan worden voor zulke kwesties. Een ander voorbeeld zou zijn voor de impact in veiligheid: 1 betekent een schrammetje en 5 betekent mortaliteit. Het zou raar zijn als we hier in gaan bemiddelen en we het gemiddelde berekenen voor het risico. Als we dit wel zouden doen dan zouden we uitkomen met een resultaat waarbij niemand overlijdt.

  1. Dit is het aantal stemmen die zijn doorgegeven. U kunt hierop klikken om te zien wie wel hebben gestemd en wie niet. Hiermee kunt u gericht de personen manen die hun stem nog niet hebben uitgebracht.
  2. De stemronde kunt u stoppen door op de knop "Stemronde stoppen" te drukken. Hiermee geeft u aan dat u door wilt gaan met de bespreking van de stemresultaten en dat er op dat moment geen stemmen meer worden meegenomen.
  3. Dit is het risicocijfer dat gelijk is aan kans maal som van de impacts. U kunt de risico's sorteren op risicocijfer.
  4. Het gewicht wordt bepaald met de kleuren uit de risicomatrix. Als het resultaat van de stemming bijvoorbeeld in een rood vakje in de matrix voor Geld en een geel vakje in de matrix voor Tijd beland, betekent het dat je een rood vakje en een geel vakje in de resultaten tabel krijgt. Rood, geel en groen hebben we gekoppeld aan de numerieke waarden: 100, 10 en 1 resp. We geven ze deze waarden zodat we een medaille ranking kunnen doen van de risico's. Een rood vakje (goud) is 10x meer waard dan een gele (zilver), die weer 10x meer waard is dan een groene (brons). Dit doen we omdat we de matrix niet symmetrisch hebben gemaakt. Een risico met een lage kans van optreden, maar hele ernstige gevolgen (kans: 1 en gevolg: 5) is nu geel, maar kan ook evt. rood gemaakt worden omdat wij normaal gesproken zo'n risico ernstiger vinden dan een risico waarbij het vaak optreedt, maar eigenlijk geen kwaad kan (kans: 5, gevolg: 1). Wiskundig gezien zouden we dit 5x1 en 1x5 allebei als 5 beoordelen en zouden ze even belangrijk zijn. Het beeld na sorteren op gewicht sluit vaak beter aan bij wat de mensen voelen, en in de meeste gevallen zal dit niet veel schelen met de sortering op risico cijfer, maar heb je meer zicht op de risico's in de links boven kwadrant van de matrix. In het plaatje hieronder levert het stipje dus een geel vakje op in de resultaten tabel, de kolom gewicht is al deze vakjes bij elkaar (som van alle gewichten van het risico).
    Het gewicht van het risico afgeleid van het risicomatrix

  5. Het systeem geeft duidelijk aan waar geen consensus is en waar de facilitator dus op moet ingaan. Dit wordt weegegeven op basis van de standaard deviatie (SD). Van de kans en de impacts stemming berekend het systeem automatisch de gemiddelde afwijking die de groep heeft. Waarden die boven deze gemiddelde zitten worden rood omkaderd, wat betekent dat er in de groep geen consensus is over de waarde die daarover is gestemd. Dit vormt dan een discussie punt die de facilitator met de groep kan bespreken.
  6. Wanneer de beoordelingsronde is gestopt, kan de facilitator op "Wijzigen" drukken om de waarde voor de kans of impacts te veranderen n.a.v. de bespreking. De rode standaarddeviatie vakjes om de waarden verdwijnen dan en krijgt het risico een * achter de omschrijving om aan te geven dat het risico is besproken.
  7. De verschillende risicomatrices kunnen bekeken worden door op de desbetreffende tab te klikken.

Stemronde resetten

Wanneer u de stemronde hebt gestopt, kunnen deelnemers niet meer stemmen. Maar soms wilt u de stemronde weer heropenen omdat u toch een aantal deelnemers de gelegenheid wilt geven om zijn/haar stem nog door te geven. Of de risicolijst is veranderd (extra risico's of risico's achteraf nog ontdubbeld) en u wilt dat de deelnemers ook op die nieuwe risico's hun stem uitgeven. Hiervoor gebruikt u de knop "Stemronde resetten".

Stemronde resetten


Bij het resetten van de stemronde kunt u zelf bepalen wat er met de al binnengekomen stemmen gebeurd:

  1. De stemmen worden behouden. Alle reeds doorgegeven stemformulieren blijven zo en de deelnemers die nog bezig waren met het stemmen kunnen deze hervatten wanneer de facilitator de stemronde weer heeft herstart. Kies voor deze optie wanneer u bijvoorbeeld extra deelnemers wilt uitnodigen om hun stem te geven of wanneer u de deadline voor het stemmen wilt verlengen.
  2. De stemmen moeten worden herzien. Alle stemformulieren moeten opnieuw door de deelnemers bekeken worden en doorgegeven worden, ook als een deelnemer eerder reeds zijn/haar stemformulier heeft doorgegeven. De deelnemers kunnen opnieuw inloggen en krijgen weer hun eigen stemformulier te zien die ze eventueel hadden doorgegeven. Kies voor deze optie wanneer er nieuwe risico's zijn toegevoegd en u wilt dat de deelnemers hun stem ook op deze nieuwe risico's geven. Of als u het stemformulier hebt veranderd (bijvoorbeeld risico's ontdubbeld). Houd er rekening mee dat iedereen hun stemformulier opnieuw moet doorgeven.
  3. De stemmen worden verwijderd. Alle stemformulieren worden verwijderd. Gebruik deze optie wanneer u bijvoorbeeld de score legenda wilt wijzigen.

Maatregelen

Wanneer de stemronde is gestopt kunt u door te klikken op de risico’s de bijbehorende (beheers)maatregelen bepalen alsook de risico-eigenaar. De deelnemers kunnen ook risico’s van maatregelen voorzien op deze manier.

(Beheers)maatregelen en risico-eigenaar bepalen


  1. Voeg een nieuwe maatregel toe d.m.v. het invoeren van de omschrijving. Indien bekend, kunt u vervolgens ook de actiehouder, status, deadline en start datum selecteren.
    • Bij het selecteren van de actiehouder krijgt u de optie om een persoon of rol toe te voegen indien hij/zij niet in de lijst voorkomt.
  2. U kunt uit de lijst met bestaande personen en rollen één of meerdere risico-eigenaren selecteren.
  3. De bij het risico horende oorzaken, gevolgen en opmerkingen kunnen gewijzigd worden n.a.v. de discussie.
  4. Dit is het risicocijfer. Door op "Details" te klikken kunt u zien hoe het risicocijfer is opgebouwd.

Rest Risico

U kunt in deze stap het rest risico bepalen van de risico's waar u maatregelen voor hebt gedefinieerd. De procedure is hetzelfde als die van de beoordelingsstap hiervoor, alleen wordt in dit geval alleen de risico's met maatregelen meegenomen ter beoordeling. De vraag aan de deelnemers is wat het risico zou zijn nadat de gedefinieerde maatregelen zijn geïmplementeerd. De risico's op het stemformulier staan in beginsel op het initeel risico dat in de eerdere beoordelingsstap was vastgesteld.

Tip: Deze stap kunt u ook gezamenlijk in discussie met de groep doen wanneer u toch al gezamenlijk bij elkaar bent. U vult dan slechts één stemformulier in (die van de facilitator) n.a.v. de discussie. Hiermee versnelt u het proces doordat u de discussie en de rest risico beoordeling samen neemt.

Overzicht

In het overzicht scherm ziet u een tabel met alle geïdentificeerde risico’s. Dit zijn de ontdubbelde risico’s, dus niet de lijst uit de Brainstorm stap. Hier kunt u sorteren op het risicocijfer, kans en impact. Tevens kunt u hier kiezen welke risico’s u wilt monitoren. Risico's die gemonitored zijn, worden meegenomen in de RISKID.Monitor module. Uitleg van deze module kunt u lezen via het linker menu. U kunt inzoomen op een risico door erop te dubbelklikken. Tot slot kunt u de risico’s filtreren op de categorieën.

Overzicht van alle risico’s


Rapportage

Binnen RISKID kunt u snel en simpel verschillende rapportages van uw risicoanalyse sessie uitdraaien. U drukt hiervoor op de Rapport.png knop die u rechtsboven in het scherm ziet.

De volgende soorten rapportages kunt u uitdraaien:

  1. Excel rapport van het huidig onderwerp. Selecteer hiervoor:
    • Excel 2007 (.xlsx)
    • Excel 2003 (.xlsx)
  2. Excel rapport van alle onderwerpen. Selecteer hiervoor:
    • Excel 2007 (.xlsx) Alle sessies
    • Excel 2003 (.xlsx) Alle sessies
  3. Word rapportage van de sessie. Selecteer hiervoor:
    • Overzicht risico's (.rtf). Dit bestand kunt u openen in Word.
  4. Overzicht van alleen de maatregelen in Excel. Selecteer hiervoor:
    • Overzicht maatregelen (.xlsx)
  5. Overzicht van hoe iedere persoon op de risico's heeft gestemd. Dit kan handig zijn voor de discussie van de stemresultaten, omdat het vaak voorkomt dat men niet meer herinnert wat hij of zij op een risico heeft gescoord. Selecteer hiervoor:
    • Stemresultaten per persoon (.xlsx)